C.U.C. Termoli -

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Proposta di aggiudicazione a "Datamanagement Italia SpA"!

Struttura Appaltante: Comune di Termoli

Cig: Z0F32DF543

Stato: In attesa di aggiudicazione

Oggetto: AFFIDAMENTO DELL'INCARICO DI DIGITALIZZAZIONE ARCHIVIO EDILIZIO E GESTIONE SOFTWARE PER ACCESSO AGLI ATTI

Descrizione: L'incarico consiste nelle fasi di seguito indicate: - utilizzo di un software appositamente dedicato all’accesso agli atti edilizi del Comune di Termoli; - scansione ottica delle pratiche edilizie ed indicizzazione dei dati per consentirne la ricerca; - recepimento delle richieste degli utenti esterni tramite il software dedicato e disponibilità della pratica in oggetto entro una settimana dalla richiesta, per la validazione dell’accesso da parte della struttura del Settore III; - scansione dell’intero contenuto del fascicolo edilizio con possibilità di suddividere le diverse tipologia di accesso ai vari documenti.

Importo di gara: € 39.999,00

Importo soggetto a ribasso: € 39.999,00
Importo non soggetto a ribasso: € 0,00

Scelta del Contraente: Procedura Ristretta

Tipo di appalto: Servizi

Criterio di aggiudicazione: Offerta Economica Più Vantaggiosa

Modalità di partecipazione: Telematica

R.U.P.: Arch. Daria Crema

Data di pubblicazione avviso manifestazione di interesse: 20/09/2021

Data di scadenza invio partecipazione: 30/09/2021 13:00

Data scadenza presentazione chiarimenti: 05/04/2022 12:00

Data di scadenza ricezione offerte: 12/04/2022 12:00

Caricamento busta amministrativa, tecnica ed economica

Da: dalla data di pubblicazione della gara
A: 12/04/2022 12:00:00

Data prima seduta pubblica amministrativa 13/04/2022 09:30

Data apertura offerte economiche: 31/05/2022 09:30

Riepilogo documentazione

Determina a contrarre - D.D. N. 1806 DEL 17.09.2021 - APPROVAZIONE AVVISO.pdf
Avviso indagine di mercato - AVVISO DI MANIFESTAZIONE DI INTERESSE.pdf
Documento generico di gara - MODELLO - ISTANZA DI PARTECIPAZIONE.pdf
DGUE - DGUE - DOCUMENTO DI GARA UNICO EUROPEO - BUSTA A.doc
D.D. A CONTRARRE - D.D. A CONTRARRE N. 667 del 21-03-2022.pdf
Determina di nomina commissione - D.D. NOMINA COMMISSIONE.pdf.p7m
Allegato: Curriculum Commissario di gara - C.V. SILVESTRO BELPULSI.pdf
Allegato: Curriculum Commissario di gara - C.V. ULISSE FABBRICATORE.pdf
Allegato: Curriculum Commissario di gara - C.V. EMANUELE IORIO.pdf

Chiarimenti

1 Buongiorno, si chiede conferma che il “software appositamente dedicato all’accesso agli atti edilizi” richiesto per lo svolgimento del servizio debba essere nella completa disponibilità dell’interessato e già operativo in contesti identici alla data di pubblicazione della manifestazione di interesse.

Buongiorno, quanto richiesto riguarda un argomento di tipo tecnico che potrà essere affrontato a seguito dell'invio della lettera d'invito. L'avviso inerente il servizio di che trattasi si limita solo ed esclusivamente ad un interesse nel voler essere considerato in sede di trattativa. cordiali saluti

2 Salve, in merito all'art. 1 - prestazioni dell' avviso pubblico, cosa si intende per: 1 - utilizzo di un software appositamente dedicato all’accesso agli atti edilizi del Comune di Termoli; 2 - recepimento delle richieste degli utenti esterni tramite il software dedicato e disponibilità della pratica ........... I software dedicati in questione sono da Voi già stati predisposti o è la ditta aggiudicataria che lo deve fornire? In attesa di risposta, ringrazio e porgo cordiali saluti

L'avviso riguarda una manifestazione di interesse ad essere invitati in fase successiva alla procedura di gara. Quanto richiesto riguarda un argomento di tipo tecnico che potrà essere affrontato a seguito dell'invio della lettera d'invito. Cordiali saluti

3 Salve, nell'avviso non vengono specificate diverse informazioni essenziali all'eventuale presa in carico del servizio, su tutte: - il formato dei documenti da scansire (A4, A3, A0, etc); - modalità di connessione ai sistemi gestionali esistenti dell'ente (Open data, API, file indice per caricamento massivo etc. etc.) Resto in attesa di un vs gentile riscontro

Buongiorno, informazioni di tipo tecnico non sono state ulteriormente specificate in quanto, in questa fase, per l'Ente si tratta di recepire l'interesse delle ditte ad essere invitate nella fase successiva. Quanto richiesto riguarda un argomento di tipo tecnico che potrà essere affrontato a seguito dell'invio della lettera d'invito.

4 Preg.mi, vi preghiamo di comunicare: 1) il formato dei documenti da scansionare (A4, A3 A0 ecc); 2) se il prezzo unitario da offrire si riferisce a singolo foglio o a facciata e contestuale formato.

1) Le caratteristiche ed il formato sono quelle specificate al punto 4 del Disciplinare; 2) Il prezzo unitario si riferisce alla pratica/fascicolo, quindi possono esserci più fogli ed elaborati grafici di diverso formato.

5 Preg.mi, si chiede di confermare che, in caso di accesso agli atti, l'utente pagherà la tariffa dovuta direttamente al Comune di Termoli mediante apposita piattaforma del Comune. Cordialità.

Il pagamento avverrà direttamente al Comune, coma da punto 1 della lettera di invito:" (..) previo pagamento col sistema <pagoPa o altra forma di pagamento".

6 Preg.mi, formuliamo ulteriori richieste di chiarimento: a. Nel Modello di Offerta Economica si chiede di indicare il ribasso percentuale unico riferito ai prezzi unitari a base di gara. Si chiede di conoscere quali siano i prezzi unitari a base di gara, e di chiarire se questi si riferiscono a singolo foglio (2 facciate) o pagina (1 facciata) o pratica (in questo caso si chiede una stima del numero di fogli che compongono una pratica); b. Si chiede di chiarire se sussistono vincoli di lunghezza (numero di pagine esclusi copertina, indice ed allegati) per la formulazione dell’offerta tecnica; c. Si chiede di chiarire se sussistono vincoli per tipo e dimensione del font per la formulazione dell’offerta tecnica; d. Si chiede di confermare la sede presso cui va ritirata periodicamente la documentazione; e. Si chiede di confermare che la documentazione da ritirare periodicamente viene prelevata a scaffale dagli addetti del Settore III e ricollocata fisicamente in archivio dai medesimi; f. Si chiede il tracciato dell’elenco iniziale fornito dal Settore III e il formato; g. Si chiede di confermare che l’oggetto di gara NON include il servizio di custodia permanente della documentazione, se non per il periodo strettamente necessario alle attività di digitalizzazione. h. Si chiede di chiarire se il criterio A3 “Tempi di consegna” sia valutato come punteggio discrezionale o tabellare. Se valutato con punteggio tabellare, si chiede di chiarire come verranno attribuiti i 10 punti in base al numero di giorni dichiarato; i. In relazione al criterio A4, si chiede di chiarire quali siano i formati compatibili con i sistemi in dotazione all’Ente e quali siano tali sistemi. Cordialità

a) I prezzi sono riferiti alle pratiche. Non è possibile fornire una stima del numero di fogli contenuti in ogni pratica; b) no; c) no; d) sede del Comune di Termoli; e) sì; f) l'elenco verrà fornito al momento dell'aggiudicazione; g) come meglio riportato sul disciplinare, le pratiche cartacee saranno custodite dalla ditta aggiudicataria dal momento della presa in carico dagli addetti comunali fino al momento della loro riconsegna in Comune; h) il criterio di attribuzione è quello stabilito ai punti 6.1- 6.2 - 6.3 della lettera di invito; i) piattaforma Urbismart della padigitale.

7 Spett.le Amministrazione, si chiede di specificare il quantitativo dei metri lineari ed il numero dei fascicoli oggetto di lavorazione. Cordiali saluti

Non è possibile fornire una misura dei metri lineari dei fascicoli.

8 Spettabile Ente, nel “DISCIPLINARE DI GARA” trasmesso, è enunciato: Ogni elaborato grafico (tavola) ed ogni documento dovranno essere oggetto di digitalizzazione singola (un unico file per ogni elaborato). Al riguardo, chiediamo cortesemente che sia chiarito se nelle fasi di digitalizzazione: - è indicato che per ognuna delle 650 richieste stimate, potrebbero esserci fino a 6 pratiche da estrarre. Per ogni richiesta dovremo creare tanti pdf quante sono le pratiche collegate? Come individuiamo/indicizziamo tali singoli pratiche? - È indicato che ogni pratica è composta da più documenti. Dovremo creare tanti pdf quanti documenti sono presenti all’interno della pratica? Come individuiamo/indicizziamo tali singoli documenti? - Dovremo anche creare un singolo file per ogni planimetria/tavola presente all’interno della pratica? Come la indicizziamo?

Quanto richiesto è riscontrabile nella voce "Prescrizioni tecniche per l'acquisizione digitale dei documenti" del Disciplinare.

9 Gent.mi, - durata dell'affidamento: non ci risulta chiaro la definizione "sino ad esaurimento della cifra a disposizione” in quanto non rileviamo come la cifra risulta distribuita per le attività oggetto di gara e quindi quali sono i parametri per definire la durata? - per presa in carico presso l'ufficio comunale s'intende il mero ritiro settimanale delle pratiche o anche la ricerca presso l'archivio delle pratiche? - analoga domanda per la riconsegna delle pratiche? - la ricerca delle pratiche deve essere effettuato solo tramite il portale cloud direttamente dagli utenti richiedenti esterni (professionisti/enti/società/ditte e persone fisiche) e interni tecnici del Comune appositamente profilati per attività istituzionali? - Con quali modalità (PEC, link al portale del Comune o altro) deve essere trasmessa al comune la domanda di accesso agli atti? - Chi è il beneficiario (l'aggiudicatario o il Comune) del pagamento degli oneri/diritti per le domande di accesso agli atti? - Nel caso in cui il beneficiario sia l'aggiudicatario quant'è il corrispettivo definito dal Comune? - Nel caso l'incasso degli oneri sia il Comune: le rilevazioni dell'avvenuto pagamento dovranno essere poste a carico dell'operatore dell'Comune che autorizza anche la trasmissione del file? Nel caso di cui sopra quanto viene riconosciuto all'aggiudicatario per ogni pratica digitalizzata e gestita? - L’elenco inziale delle pratiche (immaginiamo che sia digitale e non cartaceo) fornito dal Settore III, da inserire nella piattaforma cloud per la ricerca delle pratiche in cosa consiste: comprende tutte le pratiche pratiche edilizie cartacee e quali sono i dati in esso riportati? - l’elenco iniziale delle pratiche fornito prevede una classificazione delle pratiche per tipologia con attribuzione di numero univoco progressivo annuale o generale? - per le pratiche già digitalizzate (2020-2021) verranno forniti i dati per la ricerca delle pratiche, nonché ' file da caricare in cloud? - quant’è il totale complessivo delle pratiche cartacei da digitalizzare e di quelle già digitalizzate? - quali sono i dati da rilevare per la metadatazione per effettuare l’indicizzazione? - la procedura deve prevedere un tracciato di chi ha gestito la pratica e ha concesso le autorizzazioni e la rilevazione degli incassi. - il file prima di essere autorizzati devono essere ripuliti dai documenti che l’utente richiedente non deve visionare? - La procedura Cloud dovrà essere già funzionante al momento della aggiudicazione ed in seguito essere qualificata AGID? - Il laboratorio di acquisizione ed indicizzazione dell’operatore dove essere certificato della soprintendenza beni culturali? - Dovrà essere inoltrata una relazione, con le modalità di trasferimento. dei documenti alla soprintendenza beni culturali di competenza per l’autorizzazione dei prelievi e riconsegna? - quali sono i riferimenti informatici per rendere compatibili gli archivi informatici con quelli dell'Ente? - Con quali sistemi/metodi possiamo dialogare con gli archivi informatici dell’Ente per trasmettere i metadati e i file?

Si suggerisce di consultare le Faq ed i relativi chiarimenti già pubblicati nella sezione dedicata. Qualora anche a seguito della lettura di questi e della lettera d'invito dovessero permanere ancora dubbi, si potrà formulare altra richiesta di chiarimenti.

10 Al paragrafo 5.4.1 della “Lettera d’Invito” vengono elencati i seguenti documenti da caricare nella busta amministrativa: 1) Domanda di partecipazione in bollo 2) Dichiarazione sul possesso requisiti (allegato A) 3) Dichiarazioni integrative utilizzando il DGUE 4) Documento d’identità 5) DGUE di cui allo schema allegato al DM del Ministero delle Infrastrutture e Trasporti del 18/7/16 o successive modifiche… Nella documentazione di gara non è presente l’allegato A indicato al punto 2; vi preghiamo di fornirlo. Confermate che le dichiarazioni integrative, di cui al punto 3 sono il DGUE allegato alla documentazione di gara? Oppure si tratta di altro? Si chiede gentilmente di elencare i documenti da presentare e di fornire i relativi allegati della busta amministrativa.

Con riferimento alla domanda 2, si comunica che le dichiarazioni da rendere in merito al possesso dei requisiti, in assenza di facsimile allegato, possono essere effettuate con propria attestazione. La denominazione, nella lettera di invito, degli allegati ( A, B e C) non è pertanto da considerarsi. La Documentazione amministrativa da presentare sarà: - domanda di partecipazione in bollo; - la dichiarazione resa ai sensi del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 sul possesso dei requisiti con proprio modello (in assenza di facsmile come sopra specificato); - copia fotostatica di un documento d’identità del sottoscrittore; - DGUE di cui allo schema allegato al DM del Ministero delle Infrastrutture e Trasporti dl 18 luglio 2016 o successive modifiche. Le dichiarazioni integrative sulle capacità tecnico professionali saranno rese anche tramite compilazione del citato DGUE

11 Spett.le Stazione Appaltante, con la presente, al fine di poter meglio valutare gli elementi di offerta, si chiede la disponibilità a poter eseguire un sopralluogo presso i vostri uffici. nell'attesa di un cortese riscontro, si porgono distinti saluti.

Non è prevista la possibilità di sopralluogo presso l'archivio dove si conservano le pratiche edilizie

12 Preg.mi, si chiede conferma che, relativamente al punto “A3 tempi di consegna” della tabella “elementi di valutazione dell’offerta tecnica” , trattasi di punteggio discrezionale. Si chiede di confermare che quanto indicato al paragrafo 6 della “Lettera d’Invito” “…che potranno essere attribuiti quali punteggi discrezionali o tabellari”, la parola tabellare è un refuso in quanto i punteggi attribuiti dalla Commissione per l’intera offerta tecnica, in base a quanto si evince dai documenti di gara, sono solo di natura discrezionale. Si chiede di conoscere quali sono i prezzi unitari espressi in euro che costituiscono la base d’asta su cui effettuare il ribasso percentuale. Nel caso in cui codesta Stazione Appaltante non abbia definito dei prezzi unitari a base d’asta, si chiede di chiarire se la seguente interpretazione è corretta: “Il comune di Termoli ha a disposizione € 39.999,00 per affidamento del servizio di digitalizzazione dell’archivio edilizio e la gestione del software per l’accesso agli atti. Tale importo verrà corrisposto complessivamente all’aggiudicatario per espletare il servizio (quindi senza alcun ribasso percentuale). L’aggiudicatario tratterà, quindi, un numero di pratiche fino a esaurimento dell’importo massimo dell’appalto pari a € 39.999,00. Se ad esempio si offre € 100,00 a pratica (prezzo unitario a base di gara), il numero di pratiche da trattare sarà pari a 399,99 (€ 39.999,00 diviso € 100 = 399,99 pratiche).” Se non è corretta, si chiede di chiarire. Distitnti saluti.

Il criterio di attribuzione è quello stabilito ai punti 6.1- 6.2 - 6.3 della lettera di invito; Le risorse a disposizione riferite per l'affidamento del servizio sono pari a € 39.999,00. L’aggiudicatario tratterà, quindi, un numero di pratiche fino a esaurimento dell’importo massimo dell’appalto pari a € 39.999,00, così come già evidenziato al punto 3 della lettera d'invito.

13 Salve, sono diversi gli aspetti sui quali, a ns avviso, si necessitano chiarimenti: 1. c) digitalizzazione delle pratiche - Non vi è alcun riferimento al numero delle chiavi di ricerca con le quali indicizzare i documenti. Nell'inserimento manuale questo è un dato fondamentale perché costituisce un requisito fondamentale nel calcolo dell'offerta e dato che non si parla di rilevamento dei dati tramite barcode o altri sistemi idonei dovrebbe essere indicato diversamente da "accurata redazione dei metadati".... 2. “pratiche fuori posto” - La fase di collazione delle pratiche fuori posto merita più approfondimenti; Come avviene il controllo della mancanza o meno? Chi è il soggetto che nel caso deve avvisare che la pratica è incompleta? è una procedura che riguarda esclusivamente i documenti richiesti dall'ufficio tecnico del comune oppure si estende a tutto l'archivio? Va da sè che le risposte modificano in maniera sostanziale il calcolo relativo all'offerta.. Altresì: "un riordino così strutturato andrà in integrare le informazioni già presenti nel database gestionale dell'archivio e negli ambienti tecnologici in uso".. significa che i documenti scansiti verranno integrati da VOI nei vs sistemi già esistenti o diversamente? 3. "L'aggiudicatario dovrà garantire l'accesso in forma telematica alle pratiche scansionate ed indicizzate agli utenti che ne facciano richiesta".. In che modo e con quale canale prevedete di raccogliere le richieste? Telefonico? Tramite mail? Dal sistema? Sarà consentito l’accesso al sistema direttamente all’utente finale oppure l’evasione dei documenti richiesti sarà a carico del responsabile comunale - già accreditato all'accesso al sistema - ? 4. Ancora: l'"aggiudicatario deve fornire i documenti richiesti previa verifica dell'avvenuto pagamento della tariffa prevista mediante acceso all'apposito piattaforma telematica"...quale piattaforma? quella del sistema dell'aggiudicatario o pagoPA? E nel caso di pago PA o altra forma di pagamento è l'utente finale ad inviare all'aggiudicatario la ricevuta di pagamento oppure il responsabile comunale? E ancora: le piattaforme non dovranno prevedere chiaramente nessuna integrazione, giusto? 5. l'elenco iniziale da inserire nella piattaforma dell'aggiudicatario in che formato viene rilasciato? 6. integrazione con le pratiche digitali già esistenti. Come dovrebbe avvenire la collazione? Visto e considerando che questo aspetto, da quanto si evince, dovrebbe avvenire manualmente. 7. è possibile venire a conoscenza del numero di fogli A0 che compongono le pratiche visto e considerando che l'acquisizione ottica di questo formato prevede macchinari ad hoc? 8. "l'aggiudicatario deve indicare lo staff da impiegare per la gestione del servizio” e “contabilizzare di costi della manodopera” …impossibile contabilizzare i costi della manodopera non conoscendo di fatto alcuni requisiti fondamentali Restiamo in attesa di un vs gentile riscontro, Cordiali saluti

1. Si dà conferma che il fascicolo sarà consegnato dal Comune direttamente alla società aggiudicataria che ne dovrà scansionare ed indicizzare tutti i documenti interni. Le modalità inerenti l'indicizzazione e quindi la consegna all'utente degli stessi rientrano nell'offerta di cui all'avviso; 2. per pratica fuori posto si intende quella erroneamente inserita nel fascicolo richiesto (cfr. punto 6 Disciplinare). Relativamente a tale pratica, la ditta aggiudicataria dovrà indicarne la presenza; 3. Si ricorda che il servizio consiste nella digitalizzazione delle pratiche edilizie richieste per l'accesso agli atti e nella gestione di tale accesso, tramite piattaforma telematica appositamente predisposta dall'aggiudicatario (cfr punto 1 del Disciplinare); 4. L'aggiudicatario a formalizzare l'accesso agli atti (e quindi a digitalizzare)le pratiche richieste solo previo pagamento della tariffa corrispondente preferibilmente con PagoPa; 5. Potrà essere utilizzato il sistema più conveniente ed efficiente; 6. Non si comprende la domanda; 7. L'avviso e quindi l'offerta chiaramente indicano qualsiasi formato quindi sarà cura dell'aggiudicatario dotarsi dei mezzi idonei a soddisfare le diverse dimensioni degli elaborati. Non si ha a disposizione il dato richiesto. 8. l'indicazione dello staff per la gestione del servizio è un dato relativo al rispetto ed alla segretezza dei dati sensibili dei fascicoli (cfr punto 9 Disciplinare).

14 In relazione al documento relativo alla “Lettera di invito”, criterio A4 – Informazione e formazione a pag. 8, si richiedono informazioni circa il formato degli archivi informatici attualmente esistenti presso l’Ente. In relazione al documento relativo alla “Lettera di invito”, criterio A5 – Conservazione dei dati a pag.8, si richiede quale sia l’attuale modalità di archiviazione dei documenti digitalizzati. In relazione all’Art. 7 del documento relativo al “Disciplinare di gara” (pagg. 2 e 3) si chiede se gli “Utenti esterni” possano richiedere copie cartacee delle pratiche in luogo di quelle digitali. In caso affermativo si richiede quali siano le modalità di consegna delle copie cartacee. Si ringrazia anticipatamente

- Attualmente le pratiche presentate in formato digitale sono archiviate all'interno del server dell'Ente; - il servizio oggetto dell'invito è relativo alla digitalizzazione delle pratiche edilizie e nella gestione dell'accesso agli atti tramite piattaforma telematica appositamente predisposta dall'aggiudicatario. La produzione di materiale cartaceo non è oggetto dell'invito.

15 Spett.le stazione appaltante, si chiedono chiarimenti in merito alla predisposizione dell'offerta economica in quanto mancano i prezzi unitari a pratica, e sussiste soltanto l'importo globale del servizio senza indicazione della durata del servizio. Per soddisfare le richieste dell'offerta economica, ossia la percentuale di sconto ed il prezzo unitario offerto manca un parametro che sono i prezzi a base d'asta unitari. Da altri chiarimenti non ci sembra non sia stato chiarito tale aspetto.

Si rammenta che l'avviso riguarda la proposta di un'offerta relativa ad un servizio per il quale la proponente deve formalizzare, oltre l'offerta anche le modalità operative. La durata del servizio è rapportata all'esaurimento della cifra a base dell'offerta.